Onze 10 beste tools voor thuiswerken en telewerken nu onze federale overheid wegens de opmars van het coronavirus strenge maatregelen heeft aangekondigd en werken van thuis uit maximaal adviseert.
Alle ondernemingen worden nu hard getroffen en daarom denken wij als communicatiepartner met u mee over hoe we de impact voor uw onderneming zo laag mogelijk kunnen houden. Thuiswerken en telewerken is een goede oplossing maar men heeft wel de juiste tools nodig.
De overheid vraagt aan elke Belg om de kans op het doorgegeven van het virus aanzienlijk te verminderen. Men wil vooral contacten vermijden tussen personen die normaal niet met elkaar in contact komen.
Eén van de maatregelen is dat universiteiten en hogescholen afstandsonderwijs ontwikkelen en dat bedrijven hun personeel laat thuiswerken en telewerken.
In België is van thuiswerken nog niet zo ingeburgerd zoals in de Verenigde Staten waar maar liefst 31% van de bevolking al eens een keer van thuis uit gewerkt heeft.
Maar nu in de huidige omstandigheden motiveren werkgevers zelfs gewone werknemers om van thuis te werken en dat om goede redenen. Deze groep werknemers is dit niet gewoon en daarom sommen we hieronder de meeste essentiële tools en software apps op die men nodig heeft te kunnen telewerken, zeg maar samenwerken met je collega’s maar dan op afstand via digitale communicatietechnologie.
Remote desktop apps voor thuiswerken
Wilt u van thuis documenten of afbeeldingen bewerken, maar al uw documenten en visuele bestanden staan op uw kantoor computer? Dan heeft u een goede remote desktop app nodig.
- Teamviewer
Onze favoriet is Teamviewer. Deze is beschikbaar voor Windows, OS X, iOS, Linus en Android, en het is bovendien gratis voor persoonlijk gebruik. Bestanden transferen, klembord transfer, wake-on LAN en een zeer gebruiksvriendelijke setup maken van Teamviewer een goede optie voor thuiswerkers en al diegenen die de basis functionaliteiten van een remote desktop app nodig hebben. Er is geen port forwarding nodig en zijn maar enkele wijzigingen nodig in de firewall om ermee aan de slag te kunnen gaan. Teamviewer ondersteund ook tweestaps authenticatie. - Splashtop
Een goed alternatief voor Teamviewer is Splashtop. Het ondersteunt low-latency transfers en het lijkt dat u van uw kantoor computer werkt terwijl u kilometers ver weg bent. De persoonlijke versie van Splashtop is gratis, voor IOS gebruikers is er een nominale vergoeding. Net als Teamviewer ondersteunt Splashtop schermdelen wat handig kan zijn wanneer een IT support medewerker even wil meekijken in uw instellingen. - Microsoft Remote Desktop (RDC) en Apple Remote Desktop (ARD)
Deze twee native remote desktop oplossingen van de twee meest dominante en commerciële besturingssystemen zijn robuust en werken met een vertrouwde gebruikersinterface. ARD biedt volledig beheer op afstand, inclusief software updates, terwijl RDC iets beperkter toegang op afstand biedt. RDC is dan wel gratis en ARD kost €80.
Thuiswerken op zijn best met Telepresence
Telepresence is in het op afstand en in het thuiswerk landschap nog niet echt doorgebroken. Telepresence is eigenlijk niet meer dan gebruik maken van robots en schermen aan tafel om werknemers te belichamen terwijl ze niet op kantoor zijn.
Cisco heeft naar eigen zeggen al tientallen miljoenen dollars bespaard met het gebruik van telepresence door personeelsleden te laten samenwerken vanuit zeer afgelegen gebieden.
Hieronder de twee beste opties voor werken van thuis uit met telepresence:
- Double
Double is in wezen een iPad op een telegeleide Segway. De huidige versie kost ongeveer €2.500,- wat de goedkoopste oplossing is in telepresence. - Meeting Owl
Meeting Owl is een videoconferentie systeem waarvan kan gezegd wordt dat het goed wordt uitgevoerd. Meeting Owl heeft een 360° graden video conference camera die zich automatisch richt op de mensen die in de vergaderruimte spreken. Kijkers op afstand krijgen aan de andere kant een panoramisch beeld van alle deelnemers in de vergadering en een close-up beeld van de persoon die aan het spreken is.
Het grote voordeel van deze manier is dat men dus niet meer in het beeld hoeft te leunen als iemand aan de hoek van de vergadertafel zit.
Real-Time communicatie apps
- Slack
Of men nu in hetzelfde gebouw zit op een andere verdieping of op een ander continent, Slack is de absolute koploper in real-time teamchat.
Het uitgangspunt van Slack is dat men e-mail inboxen spaart en het aantal CC’s en BCC’s dat u moet beheren drastisch vermindert. In Slack kunnen teamchats worden gebouwd rond afdelingen, projecten, interessegebieden,… noem maar op. Berichten kunnen verstuurd worden naar iedereen (broadcast), of je kan ze naar kleine groepen of individueel verzenden.
Slack integreert met Google Docs en Dropbox. Slack heeft een robuuste API waardoor nog veel meer tools kunnen samenwerken, ik denk hierbij aan Jira en Confluence. - Mattermost
Slack is zo dominant in de real-time chat software dat we enkel nog aan niet commerciële en open source alternatieven kunnen denken: Mattermost en Rocket Chat. Deze laatste heeft videoconferentie ingebouwd dus zeker het bekijken waard. - Microsoft Teams
Team maakt uit van de premium Office 365 pakketten en is een full-service samenwerkings- en communicatie-omgeving voor Windows-gebruikers.
Binnen Teams kan u video- en VOIP-gesprekken voeren, andere gebruikers direct en in groepsverband berichten sturen en werk delen vanuit alle andere 365-applicaties zoals Powerpoint en Excel.
Video Chat
- Google Hangouts
Google Hangouts is een gratis platform voor instant messaging, VOIP en video conferencing (videogesprekken) ontwikkeld door Google. Om Google Hangouts te kunnen gebruiken heeft u een Google account of een Google e-mail adres nodig. De Google Hangouts deelname limiet is 25 personen. - Zoom
Als u grote teamvergaderingen wil organiseren met veel externe medewerkers is Zoom de meeste geschikte video chat applicatie. De pro-versie van Zoom kost €14,99, die heeft u nodig wanneer u langer wil vergaderen dan 40 minuten.